MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

A.    JENIS-JENIS ALAT KOMUNIKASI

1.      INTERKOM/AIPHONE

·         Pengertian Intercom/Aiphone

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.

·         Fungsi Intercom

a.       Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:

-         Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya.

-         Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

-         Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

-         Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

b.      Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:

-         Sebagai media informasi.

-         Sebagai media pengetahuan.

-         Sebagai media hiburan

·         Cara Mengoperasikannya

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

a)      Intercom yang digunakan di kantor-kantor

-         Angkat gagang telepon.

-         Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud.

-         Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut.

-         Lakukan pembicaraan.

b)      Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)

-         Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat.

-         Pilih atau cari saluran yang kita tuju.

-         Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju.

2.      TELEPON

·         Pengertian Telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

·         Macam-macam Pesawat Telepon

a.       Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah.

b.      PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator.

c.       PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator.

·         Kelebihan :

ž   Pesan/informasi cepat tersampaikan.

ž   Penelpon dapat di kenali atau di bisa di pastikan melalui suara penelpon.

ž   Nomor penelpon dapat di rahasiakan (private nomor)

·         Kekurangan :

ž   Tidak dapat ditinjau atau di dengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya.

ž   Biaya yang mahal.

ž   Sulit dilakukan di waktu atau tempat tertentu seperti saat rapat, saat di perpustakaan, saat ibadah dan sebagainya.

3.      HANDPHONE

·         Pengertian Handphone

Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan.

·         Cara Menggunakan Handphone

a.       Cara mengirim berita

-         Tekan tombol yang dituju.

-          Mulailah pembicaraan.

-         Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No.

b.      Cara menerima berita

-         Tekan tombol yes.

-         Dengarkan pembicaraan.

-         Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai.

4.      TELEX

·         Pengertian Telex

Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.

·         Bagian-bagian dan Fungsi Telex

§  Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim.

§  Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun.

§  Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan.

·         Cara Menggunakan Telex

a.       Kegiatan merekam

§  Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan.

§  Ketik naskah yang akan dikirim.

§  Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara :

o        Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang.

o        Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek.

b.      Kegiatan mengirim

§  Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim.

§  Dikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0”.

§  Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim.

§  Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali.

§  Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai.

5.      FAXIMILE

·         Pengertian Faximile

Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

·         Fungsi Faximile

a.       Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan.

b.      Untuk menerima informasi dari berbagai tempat.

c.       Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk :

-         Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar.

-         Mencetak sampai beberapa lembar kopi.

-         Menyimpan berbagai alamat.

·         Keuntungan Facsimile

a.       Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas.

b.      Waktu yang lebih cepat.

c.       Data yang akurat.

d.      Hemat tenaga dan biaya.

e.       Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya

·         Cara Pengoperasian Facsimile

¨      Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah.

¨      Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju.

¨      Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan.

¨      Tekan tombol YES.

¨      Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board.

¨      Lalukan pengkopian.

6.      TELEGRAPH

Telegraph merupakan peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirim sandi melalui jaringan telephone.peralatan ini cikal bakal teknologi modern.

·         Kelebihan :

-         Dapat mengirimkan pesan dalam waktu sekejap dengan menggunakan kawat

·         Kekurangan :

-         Berita yang dikirimkan dalam bentuk titik dan garis sandi Morse sampai ke kota tujuan dengan cepat tapi pesan hanya dapat diserahkan ke alamat penerima melalui pos surat biasa.

-         Biaya yang diperlukan sangatlah mahal.

-         Jalur telegraf yang digunakan sangat sibuk sehingga pesan yang diutamakan untuk dikirim adalah pesan-pesan penting.

B.     PERKEMBANGAN ALAT KOMUNIKASI

Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut. Pernahkah kamu bayangkan, apa jadinya jika sejarah perkembangan komunikasi sama sekali tidak pernah terjadi? Bagaimana caranya seseorang menyampaikan keinginannya terhadap sesuatu kepada orang lain jika keberadaan komunikasi tidak pernah hadir.

Untung saja, manusia sebagai mahluk sosial yang memiliki keunggulan akal dibanding mahluk Tuhan lainnya memiliki cara pintar untuk saling memahami satu sama lain. Ya, komunikasi. Sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa. Mulai zaman prasejarah hingga era modern seperti saat ini.

a.      Merpati Pos

Merupakan alat komunikasi dengan menggunakan burung merpati sebagai mengantar surat atau pesan, Merpati dipilih karena burung ini pintar, memiliki daya ingat kuat, kemampuan navigasi dan naluri alamiah untuk kembali ke sarang, metode ini berasal dari orang-orang Persia yang melatih burung-burung merpati. Pertama kali digunakan oleh Sultan Bagdad Nuruddin (1416) untuk mengirimkan pesan sekitar kerajaannya. Orang Romawi menggunakan merpati pos untuk mengirim pesan kepada pasukan militernya. Orang Yunani memberitahukan pemenang olimpiade melalui merpati pos. Pada masa perang dunia pertama (1914-1918) pun pasukan Amerika menggunakan permati pos untuk komunikasi.

b.      Telegraf

Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. pesan pertamanya dikirim pada 6 Januari 1838.  Pesan yang dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang yang paham kode Morse.

Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Pesan ini pun diistimewakan karena umumnya pesan tersebut adalah pesan penting. Perkembangan selanjutkan, media ini melahirkan media baru seperti teleprinting dan faksimile. Di Indonesai pemanfaatan telegraf dimulai sejak saluran telegraf pertama dibuka 23 Oktober 1855, oleh Pemerintah Hindia Belanda. Telegraf pun dapat dirasakan masyarakat di 28 kantor telegraf. Tidak hanya menghubungkan Batavia (Jakarta) dan Buitenzorg (Bogor), telegraf pun bisa menghubungkan Jakarta dan Singapura, Jawa dan Australia.

c.       Telephon

Penemuan telepon dipicu oleh permintaan penggunaan telegraf yang semakin berkembang dan meningkat. Telephon pun ditemukan pada sekitar tahun 1876 oleh Alexander Graham Bell. Di Indonesia telephon lokal pertama digunakan sejak 16 Oktober 1882 yang diselenggarakan pihak swasta. Jaringan telephon pertama ini menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok (Batavia). Selanjutnya jaringan telephon dibuat di kota-kota besar lainnya. Tahun 1906, perusahaan jaringan telephon diambil alih dan dikelola Pemerintah Hindia Belanda melalui PTT (Post, Telegraf, Tetephon) Dienst.

Seiring perkembangan, kebutuhan telekomunikasi meningkat jaringan telekomunikasi pun diperluas. Tahun 1967 PT Indosat (Indonesia Satelite Corporation) mulai membangun jaringan telephon gelombang mikro. Dimulai dengan jaringan Trans Sumatra dan Indonesia Timur. Selanjutnya, tahun 1976, satelit Palapa A-1 diluncurkan sehingga memungkinkan jaringan telephon Indonesia meluas hingga mencapai luar negara.

d.      Telegram

Telegram baru dipopulerkan pada tahun 1920-an. telegram barisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh telegraf. Telegram ini tarif mengirimannya lebih murah dari telephon, meskipun tarifnya dihitung berdasarkan jumlah karakter termasuk tanda baca. Namun waktu yang dibutuhkan pun sangat singkat, kurang dari satu hari, tidak seperti surat. Di Indonesia, telegram dipopulerkan oleh perusahaan Telkom. Ada dua jenis telegram, telegram biasa dan Indah. Tetegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indag biasa dikirmkan pada hari-hari khusus seperti hari raya ratau tahun baru.

e.       Pager

Pager atau radia panggil merupakan alat telekomunikasi untuk menyampaikan dan menerima pesan pendek. Sekarang mungkin sudah jarang ditemukan, tetapi alat ini masih sering dipakai untuk orang-orang yang bergerak dibidang jasa seperti jasa informasi dari kesehatan. Pager ditemukan tahun 1956 oleh Multitone Electronic di Rumah Sakit St. Thomas London oleh dokter-dokter yang sedang bertugas dalam kondisi darurat. Sejak itu pager semakin berkembang.

Sebelum telephon seluler berkembang, pager digunakan sebagai pengganti untuk layanan telephon lokal dan internasional. Di Indonesia pager muncul sebelum tahun 1997.  Pelanggannya mencapai 800.000. Namun karena harga perangkat yang terus menerus melambung pelangan pun perlahan menurun. Apalagi telah munculnya teknologi telephon seluler.

f.       Surat Eletronik (E-mail)

Merupakan sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat elektronik mulai dipakai pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk, tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan “mainframe”. Mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.

g.      Internet

Rangkaian yang membentuk internet (kependekan dari interconnected-networking) diawali pada tahun 1969 sebagai ARPANET. Rangkaian ini dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Tahun 1983. ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya dari NCP ke TCP/IP, yang merupakan awal dari internet yang kita kenal. Di Indonesia, sejarah internet dimulai pada awal tahun 1990-an.

Tahun 1992 hingga 1994, beberapa nama muncul diawal pembangunan internet salah satu diantaranya Onno W. Purbo. Tahun 1994 IndoNet menjadi ISP (Internet Serveci Provider) komersial pertama di Indonesia. Saat ini pihak Pos dan Telekomunikasi belum melihat celah bisnis internet. Mulai 1995 mucul jasa akses Telnet ke luar negeri, sehingga pemakai internet di Indonesia bisa mengakses internet (HTTP).

h.      Telepon Genggam

Penemuan telephon genggam tak terlepas dari perkembangan radio. Berawal pada tahun 1921, Departemen Kepolisian Detroit Michigan mulai menggunakan telephon mobil satu arah. Kemudian tahun 1940, Galvin Manucfatory Corporation (sekarang Motorola) mengembangkan Handle-talllkle SCR536 untuk keperluan komunikasi di medan perang saat perang Dunia II. Namun, penemuan telephon genggam yang sebenarnya terjadi pada tahun 1973 oleh Martin Cooper dari Matorola Corp. Telephon ini kemudian dikenal sebagai telephon genggam generasi             pertama atau 1G. dari model inilah kemudian muncul telephon genggam berikutnya.

Tahun 1990-an generasi kedua atau 2G muncul dengan teknologi GSM dan CDMA. Teknologi ini dilengkapi dengan pesan suara, panggilan tunggu dan sms (short message service). Ukuran dan berat yang lebih kecil menjadi unggulan teknologi ini. Kini, teknologi telephon genggam sudah mencapai generasi ketiga (3G) dan keempat (4G). Teknologi ini memberikan jangkauan yang lebih luas lagi termasuk internet. Fitur telephon seluler pun bahkan mendekati fungsi PC. Bahkan untuk teknologi 4G memiliki heterogenitas jaringan hingga memungkinkan pengguna         menggunakan beragam system kapan saja dan dimana saja. di Indonesia, teknologi telephon genggam pertama kali hadir pada tahun 1984 berbasis teknologi Nordic Mobile Telephone (NMT).

Telephon genggam pun mulai beredar tahun 1985-1992, tetapi dengan bentuk yang masih besar dan berat. Tahun1993, PT Telkom memulai proyek percontohan seluler digital GSM (Global System for Mobile) yang dimulai di dua pulau, Batam dan Bintan. Setahun kemudian (1994) operator GSM pertama di Indonesia beroerasi melalui PT Satelindo. Selanjutnya mulai bermunculan operator GSM lainnya.

i.        Pesan Instan (Instant Messaging)

Merupakan sebuah teknologi internet di mana para pengguna jaringan internet dapat mengirimkan pesan-pesan singkat pada saat yang bersamaan (real time). Istilah pesan instan ini mengacu pada teknologi yang dipopulerkan oleh America Online (AOL), kemudian diikuti Yahoo! (Yahoo Massenger), Google dan Microsoft (Windows Live Messenger). Bermula ketika orang-orang marak menggunakan teknologi secara online awal tahun 1990. Para pengembang peranti lunak menciptakan software chat room, yakni suatu grup atau perseorangan bisa mengirimkan pesan kepada setiap orang di 'room' tersebut. Tahun 1996, pesan instan ini meledak saat diperkenalkan ICQ, sebuah pesan gratis. Namun AOL, menjadi pionir dalam kemunitas online pada tahun 1997, karena AOL bisa memberikan kemampuan pengguna berkomunikasi dalam waktu yang sama. Dari sinilah semakin berkembang perusahaan-perusahaan lainnya yang menciptakan mesin pesan instan.

j.        Mobile Chat Messenger

Hampir sama seperti pesan instan, namun diaplikasikan kedalam sebuah handphone atau smartphone yang berteknologi tinggi. Ini bisa menggantikan penggunaan layanan SMS yang lebih komplit disertai dengan fitur-fitur menarik dan notifikasi. Ada banyak sekali aplikasi chat yang sangat terkenal, sebagai contoh Blackberry Messenger, Whatsapp, Ebuddy, Mig33, Nimbuzz dan masih banyak sekali yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

C.     KELEBIHAN DAN KEKURANGAN

Istilah Teknologi Informasi Dan Komunikasi sudah sering digunakan di dalam kehidupan sehari-hari termasuk dalam dunia kegiatan pembelajaran.Bahkan ada sebagian orang yang agak berlebihan pemahamannya, yaitu yang mengidentikkan TIK itu dengan komputer atau internet saja.Akibatnya, setiap ada pembicaraan mengenai TIK, maka yang terlintas di dalam pemikiran yang bersangkutan adalah komputer atau internet. Teknologi Informasi adalah meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Teknologi Komunikasi adalah segala hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya.

·         Berikut ini merupakan kelebihan dari teknologiinformasi dan komunikasi :

1.      Membantu mempercepat pekerjaan manusia.

Dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, pekerjaan manusia akan menjadi lebih cepat dan mudah. Misalnya, proses pembuatan proposal yaysan sosial, apabila menggunakan mesin ketik, maka diperlukan waktu yang lama dan dengan keakuratan yang rendah. Lain halnya apabila dikerjakan dengan menggunakan komputer dan printer untuk mencetaknya,pekerjaan ini akan menjadi lebih cepat dan akurat untuk menyusun proposal yang akan dikerjakan.

2.      Mempermudah komunikasi jarak jauh.

Sebelum adanya teknologi informasi dan komunikasi seperti sekarang ini, proses komunikasi masih bersifat analog. Untuk mengirimkan kabar menuju keluarga yang letaknya jauh, harus menggunkan surat dengan waktu tempuh lebih dari 2 hari, dan itupun terkadang tidak sampai pada tujuan. Dengan teknologi sekarang, bisa menggunakan sms, e-mail dan lain sebagainya yang merupakan produk teknologi informasi. Dengan menggunakannya, maka jarak yang jauh bukan lagi menjadi hambatan dalam berkomunikasi, waktu tempuhpun menjadi relatif singkat dengan keakuratan yang sangat terjamin.

3.      Mempermudah proses transaksi keuangan

Sebelum berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi, proses transaksi keuangan dilakukan secara konvensional. Nasabah harus mendatangi Bank untuk bertransaksi, begitu pula apabila akan dilakukan trnasaksi jual beli, pihka pembeli harus bertemu dengan pihak penjual untuk kemudian bertransaksi secara langsung. Namun, sekarang ini, proses transaksi sudah bisa dilakukan melalui berbagai cara, yakni bisa melelui ATM, SMS Banking dan E-Banking. Dengan cara- cara ini, maka kedua belah pihak yang terlibat transaksi tidak harus bertemu.

4.      Teknologi informasi sebagai hiburan

TIK menawarkan permainan-permainan yang dapat menghilangkan kejenuhan dan dapat menimbulkan strategi didalam berpikir.

·         Berikut ini merupakan kekurangan dari teknologiinformasi dan komunikasi :

1.      Komunikasi menjadi hampa

Sebelum adanya teknologi bidang komunikasi, untuk melakukan komunikasi, haruslah bertemu antara satu pihka dengan pihak lainnya, sehingga proses komunikasi menjadi nyata dan transparan. Sekarang ini, proses komunikasi tidak harus bertatap muka, sehingga terasa kurang puas.

2.      Penyalahgunaan untuk pencurian keuangan

Belakangan ini muncul berita mengenai pembobolan uang nasabah, dari hal ini jelas sekali bahwa kemampuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi yang tidak diimbangi dengan iman yang kuat, maka seseorang dapat terjerumus dalam tindakan pencurian melalui media internet.

3.      Munculnya sikap individualisme

Semakin ketergantungan manusia dengan teknologi maka jiwa soialnya berkurang mereka lebih senang menyendiri dengan teknologi daripada mengikuti kegiatan yang lebih bermanfaat atau ibadah.

4.      Manusia menjadi malas beraktivitas.

D.    MASALAH-MASALAH YANG TERJADI PADA SAAT PENGGUNAAN AKTIVITAS PERKANTORAN

ü  Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.

ü  Keterbatasan mesin yang menunjang proses kegiatan kantor.

ü  Sejauh mana kecakapan individual dapat mendukung keterampilan yang dibutuhkan untuk keperluan aktivitas pekerjaan kantor.

ü  Sampai berapa jauh hubungan atau dukungan dapat mempengaruhi tingkat keberhasilan usaha atau tugas pokok suatu organisasi.

REFRENSI

Kartini, Fenti Gusdinar. 2013. Kekurangan dan Kelebihan Teknologi Informasi dan Komunikasi, [Online], (http://fentikantini.blog.upi.edu/2013/11/04/5/, diakses 25 Maret 2015)

Chrezsoft. 2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi, [Online], (http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html, diakses 25 Maret 2015)

Marsiya, Nita. MATERI MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR, [Online], (http://nitamarsiyablog.blogspot.com/p/materi-menggunakan-peralatan-kantor.html, diakses 25 Maret 2015)