MESIN-MESIN KANTOR LISTRIK

Mesin Ketik Listrik (Electric Typewriter)

Berdasarkan pada alat pencetaknya (typing elemen) mesin tik listrik terbagi dalam dua jenis, yaitu mesin tik listrik Sistem Batang Huruf dan mesin tik listrik Sistem Bola Huruf.

1.      Mesin tik listrik sistem Batang Huruf (Letter Stick)

Alat pencetak sama seperti pada mesin tik manual, yaitu berupa balok huruf pada bagian ujung batang huruf. Setiap tuts dirangkaikan denganm satu batang balok huruf, angka dan tanda baca lainnya.

Jika tuts ditekan, maka balok huurf akan menekan pita, hingga pada kertas akan tampak bekasnya sebagai hasil ketikan dan akan menggerakan gandaran ke kiri satu spasi.

Pencetak huruf pada mesin tik ini berbentuk batang yang diberi balok pada ujungnya. Setiap tuts di­rangkaikan dengan satu batang huruf, angka, dan tanda baca yang terletak di bawah mesin. Biasanya, tipe batang huruf digunakan dalam mesin tik manual. huruf-huruf dan tanda-tanda lainnya dipasang pada ujung-ujung batang yang disusun rapi sehingga berbentuk sisir (segmen).

2.      Mesin Tik Listrik Sistim Bola Huruf

Alat pencetaknya (tipyng elemen berbentuk bola. Setiap huruf, angka dan tanda baca lainnya terletak pada permukaan bola huruf. Jika tuts ditekan, maka bola huruf akan berputar sambil memukul pita mesin. Pada setiap bola huruf terdapat satu tiper huruf dan hurufnya tidak diletakkan pada batang yang memantul, tetapi pada bola huruf. Pasa sistem bola, huruf-huruf dan tanda-tanda lainnya diletakan pada dinding luar sebuah bola.

Tipe huruf itu antara lain :

a.       Pics, ukuran hurufnya agak besar.

b.      Prestige pica, ukuran hurufnya sama, tetapi lebih bagus.

c.       Elite, ukuran hurufnya lebih kecil.

d.      Prestige elite, ukuran hurufnya sama, tetapi lebih bagus.

e.       Gothic, hurufnya berbentuk segi empat.

f.       Italic, hurufnya miring.

g.      Script, hurufnya berbentuk tulisan tangan.

Mesin tik ini memiliki pita yang berbentuk kaset dan dilengkapi dengan pita penghapus (correcting ribbon).

Adapun komponen – komponen mesin tik listrik sistem bola huruf ini terdiri dari tiga bagian, yaitu :

1.      Kerangka terdiri dari ;

§  Tombol penggulung.

§  Pengumpil penjempit kertas.

§  Pengumpil pemundur setengah spasi.

§  Pengumpil jenis huruf.

§  Penuntun kertas.

§  Penyangga kertas dan penunjuk batas akhir halaman.

§  Skala titik tengah kertas.

§  Pengatur jarak baris.

§  Pembebas kertas.

§  Pembebeas rol.

§  Skala jenis huruf dan pasak.

§  Pasak kanan dan kiri

2.      Kereta cetak ( carier ) terdiri dari ;

§  Pemegang kertas.

§  Bola huruf.

§  Pengatur tekanan.

§  Pila penghapus.

§  Pita mesin.

§  Pengatr pata.

3.      Papan Tulis ( key board ) terdiri dari ;

§  Tuts Pokok => Terdiri dari tuts huruf, angka, tanda baca, dan simbol lainnya.

§  Pembebas Jarak ( margin release ) => Berfungsi untuk membebaskan pasak kanan dan kiri.

§  Pembebas dan Pengatur pasak tabulator => Clr dan Set. Clr Set Tombol Clr berfungsi untuk menghapus pasak tabulator ( untuk menghapus seluruh tab cLr + return ).

§  Tuts Tabulator (tab key ) => Berfungsi untuk menggeser carrier lab stop ke tab stop berikutnya.

§  Kunci Pengubah ( shift lock ) => Berfungsi jika akan mengetik menggunakan huruf besar semuanya.

§  Tuts Pengubah shift (shift key ) => Berfungsi untuk mengubah huruf atau mengambil semua karakter paling atas dari setiap tuts.

§  Bilah Spasi (space bar ) => Berfungsi sebagai spasi ( ditekan sekali ) dan berfungsi sebagai spasi otomatis ( ditekan terus ).

§  Tuts Penghapus (cerreting key ) => Berfungsi untuk menghapus huruf yang salah cetak.

§  Tuts Return ( return key ) => Berfungsi untuk menggeser carier kepinggir kiri (ganti baris).

§  Tuts Pemundur (back space ) => Berfungsi untuk memundurkan karier satu spasi.

§  Tuts indeks (indeks key ) => Berfungsi untuk menurunkan baris tanpa menggedse carier juga berfungsi untk memasukan carier, juga berfungsi untuk memasukan kertas.

§ Tombol on-of ( on-of switch ) => Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan/mesin.

Pada mesin ketik listrik sistem batang huruf yang bergerak adalah gandarannya, dan huruf-hurufnya tetap di tempat. Sedangkan mesin ketik listrik sistem bola huruf yang bergerak adalah bola hurufnya dan gandaran tetap di tempat. Keuntungan menggunakan mesin tik listrik sistem bola huruf, kecepatannya dapat ditingkatkan dan bola hurufnya dapat ditukar tipe huruf yang lain.

Perawatan Mesin Tik

1.      Letakkan dalam wadah ato Masukkan kembali ke tas penyimpananya jika telah selesai digunakan, agar debu tidak masuk ketika lama tidak digunakan.

2.      Bersihkan bedu yang berada di sela-sela tuts dengan menggunakan tisu/kain (tanpa air).

3.      Hindari dari Cipratan air, karena sedikit ato banyak air yang terciprat dapat menimbulkan karat.

4.      Periksa pita tintanya, jangan sampai pitanya tertekuk ato malah sobek, karena dapat mengganggu pekerjaan.

5.      Letakkan ditempat yang tidak mudah dijangkau oleh anak-anak.

6.      Periksa kabel (mesin ketik listrik) jika ada yang lecet ato sobek.

3.      Mesin Jumlah Listrik

Berfungsi untuk melakukan operasi hitung penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. Komponen mesin – mesin jumlah listrik dan tugas jari-jari dalam menggunakan mesin jumlah listrik.

A.    Ciri-cirinya :

¨      Kompone dan cara kerjanya mekanis.

¨      Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik.

¨      Kertas yang digunakan adalah kertas hitung 6,8 cm.

¨      Tampa tombol On-off.

¨      Pada monitor/indikator hanya tampak jumlah digit.

B.     Kerangka

¨      Kabel listrik dan steker.

¨      Berfungsi untuk menyambung arus listrik.

¨      Penutup mesin.

¨      Berfungsi untuk memudahkan, membersihkanm, mengganti pita dan memberi pelumas.

¨      Monitor/Display (indicator) => Berfungsi untuk menunjukkan banyak digit (max 12).

C.    Papan kunci

¨      Kunci angka (0 – 9) => Berfungsi untuk mencetak angka, 00 menunjukkan ratusan dan ribuan 000 menunjukkan angka ribuan.

¨      Kunci total ( * ) => Berfungsi untuk mendapatkan hasil akhir atau bisa juga untuk menetralkan mesin.

¨      Kunci Subtotal ( < > ) => Berfungsi untuk mendapatkan hasil sementara.

¨      Kunci kurang, tambah, kali, bagi (-), (+), (x), (:) => Berfungsi untuk melakukan operasi hitung pengurangan, penjumlahan, perkalian dan pembagian.

¨      Kunci pengulang (R = repeat key) => Berfungsi untuk mencetak bilangan yang sama secara berulang-ulang.

¨      Kunci penghapus (C = clear key) => Berfungsi untuk menghapus bilangan (setelah pencetakan).

¨      Kunci Pemundur (>) => Berfungsi untuk menghapus bilangan terakhir.

¨      Kunci tanda (< atau #) => Berfungsi untuk memberi tanda atau nomor.

¨      Kunci tidak mencetak => Pada posisi on perhitungan tidak tercetak (letaknya di kiri) dan pada posisi off letaknya dikanan).

D.    Pencetak dengan komponen

¨      Balok kertas.

¨      Pemotong kertas.

¨      Kertas hitung.

¨      Pembebas kertas.

¨      Tombol penggulung kertas.

¨      Tangkai pemegang kertas rol.

Mengoperasikan Mesin Jumlah Listrik

1.      Jenis operasi Untuk mengoperasikan mesin jumlah listrik ini steker Anda masukkan terlebih dahulu ke dalam stopkontak. Dengan demikian mesin sudah ada hubungan dengan aliran listrik dan Anda tidak perlu menekan atau memutar tombol untuk ”menghidupkan” mesin (on off switch).

2.      Jenis-jenis Operasi pada mesin jumlah listrik seperti pada mesin jumlah tangan:

o   Menetralkan mesin: menekan kunci total (*).

o   Menyiapkan angka-angka: menekan kunci angka-angka bilangan yang akan dihitung. Tiap kali Anda menekan suatu kunci angka, jarum di dalam indikator bergeser satu tempat ke kiri.

o   Menambah: setelah angka-angka bilangan yang akan disiapkan, Anda menekan kunci tambah (+) angka-angka akan tercetak pada #.

o   Mengurangkan: setelah angka-angka bilangan yang akan dikurangkan disiapkan, Anda menekan kunci kurang (-) angka-angka tercetak dengan tanda kurang di belakangnya.

o   Menjumlah bagian: untuk memperoleh dari bilangan-bilangan yang sudah dimasukkan ke dalam mesin (menambah atau mengurangi), Anda tekan kunci subtotal (◊). Jumlah bagian akan tercetak pada kertas dengan tanda ”◊” di belakangnya. Mesin tidak netral dan Anda dapat meneruskan dengan menambahkan atau mengurangkan bilangan-bilangan berikutnya.

o   Menjumlahkan: untuk memperoleh jumlah akhir (total), Anda tekan kunci total (*). Setelah tindakan ini mesin netral.

o   Mengoreksi: membetulkan kesalahan. = angka-angka salah disiapkan, Anda koreksi dengan jalan menekan kunci koreksi (C). Anda lihat jarum di dalam indikator meloncat ke kanan. = bilangan yang salah Anda tambahkan Anda koreksi dengan jalan mengurangkan bilangan yang salah tersebut (hasilnya nol) kemudian Anda kurangkan bilangan yang betul. = koreksi Anda lakukan pula tiap-tiap kali setelah Anda menggunakan kunci pengulang (R).

o   Menambahkan beberapa bilangan yang sama.Setelah angka-angka bilangan yang sama //-0 tersebut Anda siapkan, Anda kunci pengulang (R) dan sambil menekan terus kunci R, Anda tekan (dan lepas lagi) kunci tambah (+) sekian kali sama banyaknya dengan bilangan yang sama tersebut sebelum meneruskan dengan menambahkan atau mengurangkan bilangan berkutnya, Anda tekan lebih dahulu kunci koreksi (C).

o   Mengurangkan beberapa bilangan yang sama: Setelah angka-angka bilangan yang sama tersebut Anda siapkan, Anda tekan kunci pengulang (R) dan sambil menekan terus kunci R ini, Anda tekan (dan lepas lagi) kunci kurang (-) sekian kali sebanyak bilangan yang sama yang dikurangkan tersebut. Sebelum meneruskan dengan menambahkan atau mengurangkan bilangan berikutnya Anda tekan terlebih dahulu kunci R.

o   Mengalikan: setelah bilangan yang dikalikan Anda siapkan, Anda tekan kunci R, dan sambil menekan terus kunci R, Anda tekan (dan lepas lagi) kunci +, sekian kali sama banyaknya dengan pengalinya. Untuk memperoleh hasil kalinya Anda tekan kunci total (*).

o   Perhatikan: Tiap-tiap langkah operasional pada mesin Anda harus lakukan satu demi satu

4.      Mesin Stensil Listrik

A.    Pengertian

Mesin stensil listrik merupakan mesin yg terdiri dari komponen/mesin yang bersifat statis namun dioperasikan dengan listrik. Penggunaan mesin ini menghasilkan hasil yg lebih baik dari mesin yg manual.

B.     Kegunaan :

ü  Hasil penggandaan tampak lebih bagus.

ü  Pengoperasian mesin lebih mudah.

ü  Tinta yang digunakan lebih irit.

ü  Tenaga yang diperlukan lebih ringan.

C.    Bagian-bagian mesin :

§  Mesin

-          Rol penekan (press roll) Untuk menempelkan kertas pada sheet, hingga didapat hasil penggandaan.

-          Rol tinta (ink roll) Untuk meratakan tinta pada permukaan layar tinta (ink screen).

-          Layar tinta (ink screen) Untuk meletakkan sheet stencil menyaring sekaligus meratakan tinta.

-          Palt baja (steel band) Untuk mengaitkan penyaring tinta.

§  Kerangka mesin :

-          Penutup atas (top cover) Menutup sheet stencil sesudah dipasang.

-          Tempat tinta (ink room) Dilengkapi dengan tube tinta yang letaknya melintang untuk meletakkan tinta.

-          Engkol (handle) Untuk menggandakan secara manual.

-          Tombol on-off (on-off swich) Menghidupkan dan mematika mesin.

-          Rol penarik kertas, Menarik kertas dari papan kertas.

-          Pengatur posisi cetakan (copy position) Mengatur tinggi rendahnya hasil cetakan.

-          Pengatur tekanan cetakan, Mengatur tekanan sesuai dengan berat ringannya jenis kertas yang di gunakan (kertas ringan 55-76 gr,normal 77-99 gr, dan berat diatas 100 gr.

§  Penutup mesin :

-          Papan kertas (paper board) Untuk menempatkan kertas yang akan di gandakan dan sebagai penutup mesin bagian belakang.

-          Papan penerima (receiving board) Untuk menampung hasil gandaan dan sebagi penutup mesin bagian depan

§  Papan tombol (panel board) :

-          Tombol start dan stop, Untuk memulai dan menghentikan penggandaan.

-          Tombol penghitung (counter) Mengatur banyaknya hasil gandaan.

-          Tombol pen-stop pemasukan kertas, Untuk menghentikan rol penarik kertas hingga pemasukan kertas akan terhenti.

-          Tombol pengatur pemasukan kertas, Untuk mengaktifkan rol penarik kertas hingga kertas satu persatu akan masuk.

-          Tombol pengatur kecepatan cetakan, Untuk menambah dan mengurangi kecepatan.

-          Tombol pengatur penyalur tinta, Untuk menyalurkan tinta ketiap bagian.

-          Tombol pengatur pengeluaran tinta, Untuk mengatur pengeluaran tinta.

-          Tombol pemberi tinta, Untuk mengeluarkan tinta (tombol di geser ke kanan).

D.    Cara Menggunakan Mesin Stensil Listrik :

1.      Menyiapkan kertas stensil.

2.      Bukalah penutup mesin stencil yang terdapat pada bagian depan dan belakang mesin.

3.      Bersihkan dahulu semua kotoran/debu yang melekat paa badan mesin terutama pada baki kertas dan baki penadah.

4.      Pasang sheet stensil pada rol atau gulungan mesin stencil sehingga sheet akan menempel pada pembungkus rol. Langkah-langka pemasangan sheet stensil:

Ø  Putarlah engkol searah jarum jam, sehingga posisi penjepit sheet stensil terletak di bagian atas dan bukalah penjepit tersebut.

Ø  Masukkan sheet yang berlubang kedalam penjepit sheet. Usahakan ujung sheet bagian bawah terurai kebawah jangan sampai melekat pada embingkus rol.

Ø  Kunci/penjepit sheet ditutup kembali.

Ø  Tangan kiri memegang engkol dan tangan kana memegang ujung bawah sheet stensil.

Ø  Putarlah engkol secara perlahan lahan, sambil ratakan sheet stensil membungkus pada rol.

5.      Putarlah engkol berulan-ulang sampai tinta stencil rata dipermukaan sheet stensil.

6.      Masukkan kertas stensil kedalam baki kertas dan usahakan posisi kertas ada di tengah tengah dengan cara menggunakan skala yang ada diujung depan baki kertas.

7.      Geser kunci pengepres kertas yang ada di kanan dan kira baki kertas sampai kedua-duanya menghimpit.

8.      Setel kunci setelan pada angka yang anda inginkan dan angka menunjukkan (00000) bila hasil gandaan yang dikehendaki telah tercapai.

9.      Tekan kunci ON apabila kunci ini di tekan maka rol pendorong pergi keatas secara otomatis akan turun dan menekan kertas stensil yang ada pada baki kertas.

10.  Siapkan baki penadah dan atur kunci pengatur lebar,kunci pengatur panjang kertas sesuai dengan ukuran yang dipergunakan.

11.  Putar engkol sampai selesai.

E.     Cara Merawat Mesin Stensil Listrik :

-          Bersihkan mesin dari debu, serbuk kertas, tinta, dll.

-          Letakkan mesin pada tempat yang kering dan tidak terkena cahaya matahari langsung.

-          Rol atau silinder harus dibersihkan dengan sabun.

-          Kain penyaring tinta(ink screen) harus dibersihkan dengan bensin.

-          Pada bagian yang berputar agar dilumuri munyak pelumas (oli).

5.      Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas atau juga sering disebut sebagai paper shredder merupakan satu mesin untuk kepentingan kantor. Ini mesin yang sangat berguna dan memiliki fungsi yang sangat penting meskipun sekilas fungsi dari mesin ini terlihat sepele.

Pentingnya Fungsi Mesin Penghancur Kertas

Mesin jenis ini memiliki fungsi untuk menjadi saran utama pemusnah dokumen penting yang tercetak di atas kertas terutama jika dokumen tersebut merupakan dokumen rahasia. Dengan menggunakan mesin ini, tidak perlu lagi memusnahkan dokumen rahasia yang penting dengan membakarnya. Cukup dengan mempersiapkan mesin ini dan segala kerahasiaan di dalam satu dokumen terhapuskan bersamaan dengan serpihan kertas dari dokumen yang dihancurkan. Penggunaan yang praktis dan mudah serta fungsinya yang dinilai sangat penting membuat mesin penghancur kertas ini sangat dibutuhkan di kantor.

Cara Pemakaian Mesin Penghancur Kertas :

a)      Sambungkan kabel mesin ke stopcontak.

b)      Pastikan bahwa kabel tersebut sudah teraliri arus listrik.

c)      Periksa dokumen yang akan dihancurkan, pastikan bahwa dokumen tersebut tidak terdapat klip, staples atau benda logam lainnya.

d)     Letakkan lembaran yang akan dihancurkan ke mata pisau.

e)      Pegang lembaran tersebut dengan hati hati dan hidupkan mesin penghancur dokumen.

f)       Setelah semua lembaran tersebut hancur matikan mesin.

g)      Cabut kabel dari stopcontak.

Cara Pemeliharaan Mesin Penghancur Kertas :

-          Seluruh permukaan pada mesin dibersihkan dengan kain yang halus supaya terhindar dari debu.

-          Tempatkan mesin tersebut di tempat yang kering supaya terhindar dari erosi.

-          Apabila pisau penghancur sudah mulai tumpul maka dapat diasah kembali, seperti mengasah gunting.

-          Jangan memotong apabila dokumen tersebut masih terdapat bandle berupa kawat jepret bekas stapler karena dapat merusak mata pisau.

-          Jangan coba-coba menghancurkan 7 lembar sekaligus karena dapat membuat macet mesin , disarankan 3 lembar saja.

-          Buang kertas yang hancur untuk memudahkan dokumen yang akan dihancurkan masuk ke dalam mesin penghancur.

-          Jangan menghancurkan kertas yang dalam keadaan basah karena dapat membuat mata pisau menjadi erosi.

-          Jangan letakkan mesin dekat dengan magnet karena magnet dapat mengganggu kerja mesin.

6.      Mesin Pembuka Surat

Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampulnya.

Ada dua jenis mesin pembuka surat ini yaitu :

1.      Pembuka surat listrik (electrie letter opener) Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya mekanis. Bentuk lebih besar.

2.      Pembuka surat elektronik (electronic letter opener) Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga baterei dan komponen mesinnya elektronis. Bentuk lebih kecil.

Komponen-Komponennya :

a.      Papan sampul, Berfungsi untuk meletakkan sampul surat yang akan dipotong.

b.      Lubang pemotong, Berfungsi untuk memasukkan bagian pinggir sampul surat yang akan dipotong.

c.       Roda pemotong, Berfungsi untuk memasukan bagian pinggir sampul surat.

d.      Kait penggerak roda pemotong, Berfungsi untuk menggerakan roda pemotong.

e.       Kerangka mesin, Berfungsi untuk meletakkan komponen mesin dan batu baterei.

Cara Menggunakan Mesin Pembuka Surat

Mesin pembuka sampul surat beroperasi dengan suara yang tidak bisisng. Kita hanya tinggal menaruh tumpukan surat di atas baki yang telah tersedia dan kemudian mesin akan secara otomatis menyortir surat surat tersebut sesuai dengan ukuran dan beratnya, dan setelah itu mesin akan bekerja memotong bagian pinggir sampul dari surat-surat tersebut yang hanya memakan waktu beberapa menit saja. Ini memungkinkan untuk menghemat waktu anda dalam bekerja sehingga akan meningkkatkan produktifitas pekerjaan anda. Dan dengan mesin ini juga anda akan terhindar dari kerusakan-kerusakan surat yang anda akan buka.

 

REFRENSI

Tahun 2008. Pengantar Ilmu Administrasi Dan Manajemen, [Online], (https://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/, diakses 23 Maret 2015)

Malik, Muhammad. 2014. Perbedaan Antara Jenis Mesin Ketik Listrik Sistem Batang Huruf dan Sistem Bola Huruf, [Online], (http://mesintikku.blogspot.com/2014/09/perbedaan-antara-jenis-mesin-ketik.html, diakses 23 Maret 2015)

Nurhasnia, Audyna. 2014. MESIN PENGGANDA, [Online], (http://dinaentertainment.blogspot.com/2014/09/mesin-pengganda_27.html, diakses 23 Maret 2015)

Saputra, Sugiarto. Mengenal, Memilih dan Merawat Mesin Penghancur Kertas, [Online], (http://sugiantosaputra.com/mesin-penghancur-kertas/, diakses 23 Maret 2015)

Falilian. 2013. CARA PEMAKAIAN DAN PEMELIAHARAAN MESIN PENGHANCUR DOKUMEN, [Online], (http://falilian.blogspot.com/2013/05/cara-pemakaian-dan-pemeliaharaan-mesin.html, diakses 23 Maret 2015)

Rahmawati, Mardiah. 2014. Mesin Pembuka Surat, [Online], (http://mardiahposts.blogspot.com/2014/12/mesin-pembuka-kertas.html, diakses 23 Maret 2015)