MESIN-MESIN KANTOR ELEKTRONIK

A.    Mesin Ketik Elektronik

Mesin tik elektronik (electronic typewritter) adalah mesin tik yang bekerja secara elektronis dengan menggunakan sumber tenaga(power source)dari battery atau AC adaptor. Mesin ketik elektronik ( electric typewriter )  adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik yang kuat. Karena mengguanakn tenaga listrik, mesin ketik ini dikenal dengan mesin ketik listrik. Mesin ketik elektronik ini mempunyai keunggulan dibandingkan dengan mesin ketik manual. Mesin ketik elektronik di bagi menjadi dua bagian yaitu, Mesin Ketik Elektromekanis dan Mesin Ketik Elektronik.

Ø  Perbedaan antara mesin ketik Elektro-mekanis dan mesin ketik Elektronis

Perbedaan antara mesin ketik Elektro-mekanis dan mesin ketik Elektronis adalah bahwa mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan kekepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan. Dewasa ini, produksi mesin ketik elektro-mekanis yang mengguanakan bola cetak seperti bola golf semakin berkurang. Kebanyakan mesin ketik elektroniks menggunakan roda huruf yang dikena sebagai daisy wheel. Banyak juru ketik yang menyukai mesin ketik dengan bola huruf, tetapi penjualan sangat condong pada mesin elektronik yang menggunakan daisy wheel. Harga pita untuk mesin dengan bola huruf lebih renda.

Mesin ketik elektronik, mempunyai lebih banyak keistimewaan yang dapat meningkatakan produktifitas dan presentasi pengetikan ; mesin ini juga lebih tidak berisik dan memberikan peluang untuk meningkatakn dan dapat memberikan peluang untuk meningkatkan dan untuk dihubungkan dengan komputer mikro.

Ø  Jenis Memori Mesin Ketik Elektronik

Ada 3 jenis utamanya yakni :

a.       Mesin yang hanya dapat mengoreksi ; mesin ini mempunyai memory kecil yang menyimpan (sekitar enam hingga beberapa ratus karakter huruf) apa yang baru saja diketik/koreksi dapat dibuat dengan satu pukulan tombol yang mengangkat kesalahan ketik dan huruf yang benar menggantiaknnya. Mesin ini memiliki keistimewaan lain (misalnya, spasi yang propesioanal), tetapi tidak memiliki memori yang dapat menyimpan teks untuk pengetikan ulang dan pengeditan.

b.      Mesin yang dapat menyimpan, mesin ini memungkinkan, paragraf yang kerap digunakan, surat singkat, dan sebagainya untuk diketik secara otomatis (20 karakter perdetik) dan menggabungkanya dengan teks lain. Memorinya dapat mencapai lebih dari 100 karakter.

c.       Mesin yang dapat digunakan untuk mengedit, mesin ini memiliki memori yang jauh lebih besar hingga 64.000 karakter. Teks dapat disimpan dan diedit dan memiliki peraga satu baris sekitar 30 karakter agar baris bersangkutan dapat diperiksa atau diperbaiki.

Ø  Fasilitas Utama Mesin Ketik Elektronik

o   Koreksi pengangkatan otomatis; mesin ketik elektronik memiliki memori koreksi yang mengingat karakter yaang baru saja diketik. Koreksi  dilakukan denga menekan sebuah tombol untuk mundur dan secara otomatis mengingat karakter yang salah.

o   Ada mesin yang hanya dapat mengoreksi satu baris, yang lain lagi dapat mengoreksi karakter yang tersebar pada beberapa baris. (N,B mesin ketik yang dapat digunakan untuk mengedit melakukan pengeditan didalam memori mesin sehingga tidak perlu membuat koreksi pengangkatan atas apa yang telah diketik di atas kertas).

o   Peraga baris (line display) Banyak mesin yang memiliki peraga LED (light emitting diode) yang memperlihatkan 10 hingga 40 karakter sehingga memungkinkan dilakukanya koreksi pada peraga sebelum dicetak. Kata-kata didalam memori dapat dipanggil pada peraga baris untuk pengecekan atau pengubahan.

o   Spasi dan pitch yang profesional Jumlah karakter yang dapat diketik pada satu inci disebut pitch. Spasi yang proporsional mengubah-ubah jumlah karakter dalam satu inci sebanding dengan ukuran individualnya sehingga menghasilkan efek yang rapi.

o   Fasilitas pengeditan Pengeditan dasar adalah koreksi yang dibuat karakter sehingga sangat lambat bila orang lain ingin menghapus sejumlah kata. Tidak mudah untuk mengubah kata atau kalimat di dalam dokumen karena kata atau kalimat iotu harus dihapus lebih dahulu dan kemudian diketik kembali. Mesin yang lebih mahal memungkinkan penghapusan blok teks atau pemindahan teks dari satu bagian ke bagian lain. Ada pula mesin yang memiliki fasilitas mailmerge.

o   Cetak Tebal Ini didapatkan terutama pada mesin “heavy duty” dan efeknya ditimbulkan dengan daisy wheel yang menghantam pita sebanyak dua kali, pukulan kedua sedikit bergeser ke samping sehingga menimbulkan efek citra sangat jelas dan rapi.

o   Penjajaran (justification) Margin kanan diratakan secara otomatis.

o   Garis bawah otomatis Sewaktu kata diketik, kata tersebut digaris bawahi secara otomatis, tidak perlu kembali ke depan kata bersangkutan dan mengetik ulang garis bawahnya.

o   Penempatan di tengah (centering)  Judul dan sebagainya dapat secara otomatis diletakkan di tengah dengan menyentuh sebuah tombol. Fungsi ini terutama ada pada mesin heavy duty.

o   Tabulasi decimal Kolom angka decimal dapat dibariskan secara otomatis pada titik decimal.

o   Tombol setengah spasi Gerakan dengan setengah spasi, jadi koreksi kesalahan ejaan dengan menyisipkan huruf yang terlewatkan dapat dilakukan.

o   Pengumpan kertas otomatis Ini adalah pengumpan otomatis lembaran kertas ke dalam posisi yang sudah ditentukan sebelumnya. Kertas pun siap untuk diketik.

o   Tombol pengulang otomatis Bila tombol tetap ditekan, maka karakter yang sama akan terus diketik.

o   Penggeser mundur kereta otomatis Setiap akli akhir baris dicapai, roda huruf secara otomatis berpindah kebaris berikutnya. Pengentikan tidak perlu dihentikan karena karakter yang diketik disimpan di dalam memori penyangga (buffer memory) pada mesin dan kemudian diketikan kereta sudah berada pada posisinya di baris berikutnya.

o   Inden blok Satu blok kertas atau paragraf dapat secara otomatis diinden (dimulai beberapa ketikan dari margin kiri) sehingga meningkatkan mutu penyajian.

o   Memori formulirTata letak formulir dapat disimpan dengan menekan sebuah tombol, posisi dapat digerakkan dengan cepat ke atas, ke bawah dan ke samping, suatu keistimewaan yang sangat berguna untuk formulir yang sudah dicetak sebelumnya.

o   Tabulasi garis vertikal Bila beragam terjadi dari satu posisi tabulasi ke posisi tabulasi yang lain, maka garis vertikal dapat dicetak secara otomatis.

Ø  Mesin Ketik Elektronik yang Dihubungkan dengan Komputer

Mesin ketik dapat dihubungkan dengan komputer mikro sehingga berfungsi sebagai pencetak (printer) atau terminal masukkan (input terminal). Sebagian besar pabrik mesin ketik menyediakan fasilitas ini, tetapi anda sebaiknya memiliki jenis huruf yang sesuai.

Microwriter hanya memiliki enam tombol dan berukuran 9 x 4 inci. Tombol-tombolnya terpasang sdemikian rupa sehingga sesuai untuk digunakan untuk jari-jari pada satu tangan. Pada bagian atasnya terdapat peraga kristal cair 14 karakter dan pada masing-masing ujungnya terdapat soket untuk dihubungkan dengan TV atau monitor, pencetak, tape-recorder dan adaptor listrik. Untuk memperolah huruf atau angka, dua tombol harus ditekan sekaligus. Untuk mendapatkan tanda baca dan perintah pengelohan kata terdapat empat tombol shift. Memori sekitar 8 KB dan dapat menyimpan sekitar 5 halaman naskah ketik berukuran A4. kecepatannya sekitar 50 kata per menit. Hubungan TV (TV interface) diperlukan untuk memperagakan hingga 24 baris teks sekaligus dan hingga 60 karakter pada setiap baris.  Ini merupakan sistem fortabel yang berguna dan dapat digunakan orang tanpa perlu bersusah payah jika aturannya dikuasai.

B.     Mesin Hitung Elektronik

Mesin hitung elektronik selain memiliki fungsi yang sama seperti mesin hitung manual/ listrik, yaitu untuk melakukan operasi hitung ( +, - x, : ) juga dapat melakuakn perhitungan-perhitungan lainnya (khusus) dalam bidang matematika, statistika maupun perhitungan-perhitungan bisnis.

Ø  Jenis-jenis Mesin Hitung Elektronik

Adapun jenis- jenis dari pada mesin hitung elektronik itu dapat dilihat dari beberapa hasil.

a.       Berdasarkan Tenaga Penggerakannya

-          Solar powered calculator, Pengoperasiannya dengan cara membuka tutupnya dan bila tidak dioperasikan, tutuplah.

-          Solar/ batrei powed caliculator, Pengoperasiaannya dengan baterei / sinarmatahari.

-          Batrei powerd caliculator, Pengoperasiaannya dengan batrei.

-          Battery/electirc powered calculator, Pengoperasiannya dengan baterai kering atau listrik.

-          Electric powered calculator, Pengoperasiannya dengan tenaga listrik.

b.      Berdasarkan bentuk dan ukurannya

-          Card calculator; Bentuknya kecil, tipis dengan tombol rata dengan permukaan.

-          Wallet calculator; Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup lapitan seperti dompet.

-          Hand calculator; Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup plastik seperti kantong.

-          Semi dektop calculator; Bentuk besar dipergunakan di atas meja.

-          Desktop calculator; Bentuk besar, dan dipergunakan di kantor-kantor.

c.       Berdasarkan penggunaanya

-          Financial/bussiness calculator; Memuat tombol (ombo) ynag spesifik untuk perhitungan bisnis atau finansial.

-          Scientific calculator; Memuat tombol yang spesifik untuk perhitungan matematis.

-          Office calculator; Dipergunakan di kantor-kantor.

d.      Berdasarkan penampilan hasilnya

-          Non pointing calculator; Hasil perhitungannya hanya tampak pada display.

-          Printing calculator; Hasil perhitungan tampak pada display dan tercetak pada kertas hitung.

e.       Berdasarkan kemampuan operasinya (banyaknya digit)

-          Mulai dari 8, 10, 12, 14 dan 16 digit.

Ø  Ciri- cirinya :

a)      Tenaga penggerakannya menggunakan sinar matahari, batrei dan listrik.

b)      Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.

c)      Hasil perhitungan (output), cepat dan mudah dilakukan.

d)     Bentuk kecil dan ringan.

C.    Mesin Cash Register

Mesin Kasir/ Cash register adalah suatu peralatan mekanik maupun elektronik untuk menghitung dan mencatat transaksi penjualan yang biasanya terintegrasi secara modul dengan laci (cash drawer) untuk menyimpan sejumlah mata uang. Cash register umumnya juga mengeluarkan hasil cetak (print) dari struk penjualan (receipt) untuk pelanggan. Pada umumnya laci/ drawer mesin kasir atau cash register akan terbuka secara otomatis setelah ada penjualan atau transaksi kalaupun tidak yang bisa membuka hanya pengawas atau pemilik. Ini bertujuan untuk mengurangi resiko dari kehilangan dan pencurian. Hampir semua mesin kasir memiliki tombol NS (No Sale) yang bertujuan untuk membuka laci tanpa adanya transaksi dan tombol inipun bila digunakan akan terekam dalam laporan akhir oleh pengawas atau pemilik. Ada beberapa mesin kasir yang saat ini dilengkapi sandi/ password untuk melakukan transaksi seperti NS tadi. Penemu Mesin Kasir Mesin penghitung Uang / Cash Register yang membuat adalah James Jacob Ritty pada tahun 1879.

Mesin kasir yang berbasiskan komputer ini memiliki konfigurasi jaringan lokal (LAN) Keunggulan Mesin kasir dibandingkan dengan sekedar software penjualan biasa adalah di sistem keamanannya karena selain dari sistem perangkatnya pun dilengkapi dengan kunci pengaman. Secara modul dengan laci (cash drawer) untuk menyimpan sejumlah mata uang. Cash register umumnya juga mengeluarkan hasil cetak (print) dari struk penjualan (receipt) untuk pelanggan. Ini ada kesamaan dengan ink barcode machine maupun barcode machine product lain yang tentunya membantu kerja pegawai yang menggunakannya.

Beberapa fungsi lainnya dari mesin kasir/ cash register juga digunakan untuk mencatatkan komponen pajak dalam penjualan. Saat ini beberapa mesin kasir elektronik (Electronic Cash Register) bisa disambungkan dengan perangkat bantu lainnya seperti timbangan digital, barcode machine scanner, juga pembaca kartu kredit atau kartu debit.dan perkembangannya saat ini menagarah pada penggunaan mesin kasir yang berbasiskan komputer (PC Based Cash Register / Point of Sale POS). Mesin kasir seperti halnya juga barcode machine yang berbasiskan komputer biasanya juga dilengkapi dengan software/ piranti lunak baik yang berbasiskan sistem operasi DOS,Windows, Linux maupun Unix dimana data tersimpan dalam database baik di mesin kasir tersebut maupun di server induknya. dan umumnya banyak Mesin kasir yang berbasiskan komputer ini memiliki konfigurasi jaringan lokal (LAN). Beberapa merek mesin kasir meliputi CASIO, NCR, IBM, Wincor-Nixdorf, Sharp, Uniwell Toshiba TEC.

Ø  Ciri-cirinya :

a)      Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.

b)      Tenaga penggeraknya menggunakan listrik.

c)      Bisa dipergunakan (tipe tertentu) untuk menampakan nama barang pada display.

d)     Bisa digabung dengan cash register lain atau dengan komputer.

e)      Bisa digunakan 1-8 kasir dengan pencacatatan terpisah.

f)       Memiliki 1-30 departemen paad satu mesin.

Ø  Jenis-jenis Mesin  Cash Register ini dapat dilihat berdasarkan :

1)      Berdasarkan sistem operasinya

-          Cash register terdiri sendiri(stand alone).

-          Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya.

-          Cash register satu kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk(local area network).

2)      Berdasarkan banyaknya departemen

-          Cash register kecil (1-8 departemen).

-          Cash register sedang(10-20 departemen).

-          Cash register besar(lebih dari 20 departemen).

3)      Berdasarkan banyaknya kasir

-          Cash register untuk 1 kasir.

-          Cash register untuk 4 kasir.

-          Cash register untuk 8 kasir.

Ø  Komponen mesinnya (Cash Register Merek TEC MA 215-20)

a.      Layar belakang (untuk pembeli)

(-) Untuk operasi RTN MOSE (return merchandise), pengembalian barang yang telah dijual.  Z Untuk operasi (z - ), dan (Z + ) yaitu berupa discount/potongan harga dalam %. TXBL Untuk operasi TXBTL (taxable total), penjumlahan harga jual ditambah pajak. ST Untuk operasi subtotal.TL Untuk operasi total ,CG Untuk operasi change due, pemberian uang kembali. SHORT Untuk operasi shortage, jumlah pembayaran lebih kecil dari harga barang.

b.      Layar depan (untuk operator)

Memuat 11 angka dan 10 lampu pesan yaitu: Delapan angkan di bawah AMOUNT, menunjukkan besarnya transaksi, Tiga angka di depan (di bawah PLU), menunjukkan kode PLU (Price Look Up), Angka kedua dan ketiga dari depan di bawah DPT menunukkan kode departemen, Angka ketiga dari depan (RPT) menunjukkan perhitungan ulang antara departemen atau PLU SLP Operasi validation slip, (mencetak lembar validasi)ALM Operasi alarm, berfungsi jika terjadi kesalahan tujuh lampu lainnya sama dengan lampu belakang.

c.       Keyboard

Pada papan kunci ini terdapat kelompok tombol fungsi, tombol angka dan tombol departemen.

d.      Laci uang (cash drawer).

Memuat petak-petak untuk meyimpan uang (dikelompokkan) berdasarkan kelompok uang sejenis (ratusan, ribu dan seterusnya).

e.      Mode kunci (mode leek)

* Kunci reg, dipergunakan oleh kasir. * Kunci x, dipergunakan oleh pembatu/ koordinator kasir. * Kunci NA dipergunakan oleh menejer (untuk mencocokan uang yang ada di kas dengan jumlah uang yang tertulis pada kertas hitung). (OFF – REG – X –Z) * Kunci set, dipergunakan oleh programer (OFF – SET).

f.        Kunci Kasir (elerk loek)

Memuat 4 kasir dan untuk tiap kasir memiliki anak kunci (satu lubang untuk dua kasir).

g.      Kunci On-off(receip on-off switch)

Pada posisi on, transaksi tercetak pada bukti penerimaan (kertas receipt) dan kertas jurnal. Sedangkan pada posisi off, transaksi hanya masuk/tercetak pada kertas jurnal.

h.      Kunci tutup pencetak(printer cover lock)

Berfungsi untuk membuka menutup pencetak dengan menggunakan anak kunci.

i.        Tanda Terima dan Jurnal(receipt and Journal)

Kertas jurnal terletak di sebalah kiri dan dipotong untuk diberikan pada pembeli, sedangkan kertas jurnal di sebelah kanan untuk mengetahui transaksi kas

j.        Tutup pencetak (printer cover).

Ø  Komponen keyboard (Cash Register Merek TEC MA 215-20)

a.       Kunci penampilan jumlah penerimaan

Kunci ini digunakan untuk menampilkan hasil penjualan (jumlah transaksi kas) caranya: letak RCPT tanpa memasukan angka.

b.      Kunci pengembalian barang (returned merchandise key).

Berfungsi untuk mengurangi transaksi kas karena ada barang yang dikembalikan untuk pembeli.

c.       Kunci penggali (multiplication key)

Berfungsi untuk mengalikan jumlah barang dengan harga barang.

d.      Kunci penghapus item (item correct key)

Berfungsi untuk menghapus transaksi terakhir yang tercetak pada register.

e.       Kunci PLU (Price look up)

Berfungsi untuk memasukan jumlah dalam register dengan harga yang telah diprogramkan dengan kode PLU.

f.       Kunci angka untuk memasukan nilai angka berupa harga, jumlah dan nomor kode PLU. Sedangkan titik desimal berfungsi untuk memasukan angka desimal.

g.      Kunci koreksi (clear key)

Berfungsi untuk membatalkan pemasukan angka sebelum menekan kunci fungsi lain.

h.      Kunci Pencetak Validasi (validation key)

Berfungsi untuk mencetak jumlah transaksi.

i.        Kunci kertas tanda terima (receip feed key)

Berfungsi untuk memajukan kertas.

j.        Kunci kertas jurnal (journal feed key)

Berfungsi untuk memajukan kertas jurnal (untuk audit).

k.      Kunci tanda dan no sale (non add key & no sale key).

Berfungsi untuk mencetak tanda (nomor langganan, kartu kredit) dan untuk mengetahui jumlah uang dalam laci.

l.        Kunci potongan harga (amount discount key)

Berfungsi untuk mengurangi jumlah potongan harga dari total penjualan.

m.    Kunci persen potongan harga (percent discount key)

Berfungsi untuk menguarangi ptotongan harga dalam % dari total penjualan.

n.      Kunci jumlah kredit (credet total key)

Berfungsi apabila pembayaran dengan kartu kredit.

o.      Kunci setoran di luar transaksi

Berfungsi untuk memasukan uang persediaan kas bukan karena transaksi penjualan.

p.      Kunci pengambilan uang kas

Berfungsi untuk mengurangi uang dalam kas di luar transaksi.

q.      Kunci penerimaan cek (cheque tender key)

Berfungsi untuk memasukan jumlah pembayaran dengan menggunakan cek.

r.        Kunci jumlah sementara (sub total key)

Berfungsi untuk memperoleh jumlah sementara.

Ø  Persiapan Mesin Cash CRegister  sebelum beroperasi

§  Mencolokkan tanggal/membuat tanggal.

§  Membuat jam.

§  Membuat nomor kode mesin.

§  Membuat nomor urut transaksi/nomor start (4 angka).

REFRENSI

Admin. 2013. Pengertian Cash Register (Mesin Kasir), [Online], (http://sc-softwarekasir.blogspot.com/2013/03/pengertian-cash-register-mesin-kasir.html, diakses 24 Maret 2015)

Politma, Rose. 2014. Alat Kesekretariatan, [Online], (http://rosepolitama.blogspot.com/2014/04/alat-kesekretariatan.html, diakses 24 Maret 2015)

Tusyakdiah, Nyimas Halimah. 2012. Aneka Mesin Kantor, [Online], (http://www.academia.edu/7556232/Kesekretariatan_II_Kliping_Aneka_Mesin_Kantor, diakses 24 Maret 2015)

Abdussamad, Zuchri. 2013. BAHAN AJAR MATA KULIAH TEKNOLOGI PERKANTORAN. Universitas Negeri Gorontalo. (http://repository.ung.ac.id/get/karyailmiah/202/Bahan-Ajar-Teknologi-Perkantoran.pdf, diakses 23 Maret 2015)