PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Pengertian teknologi perkantoran

Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknolgi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.

Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya.

Perkembangan Teknologi Perkantoran

Diera globalisasi kualitas dan Profesionalisme menggunakan Peralatan Perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah tuntunan yang tidak bisa ditawar- tawar ketika seorang melangkahkan kaki dalam merentas dunia pekerjaan. Butuh ketrampilan dan selalu punya kemauan untuk meningkatkan Pengetahuan dan Ketrampilan dalam mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat bantu kerja.

Sejalan dengan lajunya Teknologi Informasi saat ini, baik berdampak positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya. Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan perlatan (mesin) kantor yang dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja (Job Efficiency). Maka sewajarnyalah kita mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai bidangnya masing-masing.

Dampak Positif dan Dampak Negatif Perkembangan Teknologi Perkantoran

Ada beberapa dampak positif sebagai akibat terlalu pesatnya perkembangan teknologi perkantoran dan tentu kita tidak dapat menggelaknya dengan penemuan-penemuan peralatan perkantoran yang semakin canggih. Perkembangan itu melaju kearah efesiensi kerja dengan indikasi ditemukannya peralatan yang serba :

- elektronik

- multi guna

- mudah mengoperasikannya

- memerlukan tenaga listrik kecil

- ukuran fisik semakin kecil dan

- kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi.

Sebenarnya penggunaan peralatan kantor yang semakin berkembang pesat teknologinya itu, memiliki beberapa dampak positif dan dampak negatif. Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap :

a) Tenaga Penggeraknya

1. Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat

2. Disiplin dan gairah kerja naik.

3. Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.

4. Pendapatan tenaga kerja meningkat.

b). Prosedur Kerja

1. Semakin mudah
2. Semakin lancar
3. Semakin sederhana (singkat)
4. Efisiensi kerja (semakin selesai)

c). Hasil Kerja

1. Kualitas produk meningkat.
2. Kuantitas produk meningkat.
3. Standar mutu tertentu terpenuhi.
4. Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

Sedangkan dampak negatifnya antara lain :

1. Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.
2. Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
4. Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-18).

Pembagian Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.

1.      Tenaga penggerak

Menurut  tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

o   Mesin manual : mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

o   Mesin listrik (elektrik) : Mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2.      Cara kerja komponen mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

o   Mesin mekanis : mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

o   Mesin elektronik : mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.

Fungsi Mesin Kantor

Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu :

1.      Mesin penghimpun data atau informasi

·         Mesin penjilid (binding machine)

·         Stapler (hecht machine)

2.      Mesin pemisah

·         Mesin pembuka surat (letter opener)

·         Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

·          Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

·         Mesin penghancur dokumen (shredder)

·         Asahan pensil (pencil sharpener)

3.      Mesin pencatat data atau informasi

·         Mesin dikte (dictating machine)

·         Mesin tik (typewriter)

·         Mesin penomor (numbering machine)

·         Mesin pencetak perangko (franking machine)

·         Stampel (time dan date stamps)

·         Pencatat uang kas (cash register)

·         Microfilm

4.      Mesin pengolah data

·         Mesin jumlah (adding machine)

·         Mesin hitung (calculating machine)

·         Komputer

5.      Mesin pengganda

·         Mesin stensil (stencil duplicator)

·         Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

·         Mesin fotokopi

·         Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

·         Mesin offset

6.      Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

·         Telepon dan interphone

·         Telex

·         Faksimile

·         Modem

·         Intercom

·         Radio paging

·         Teleprinter

·         Telefoto

·         Telecopier

·         Handy talky (HT)

7.      Mesin mengaman dan penyaman

·         Pengaman data (data safes)

·         Kipas angin (fan)

·         Air conditioner (AC)

·         Tirai udara (air curtain)

8.      Mesin pengontrol

·         Mesin presensi

·         Close circuit television (CCTV)

REFRENSI

Dhee, Rininda. 2013. Teknologi Perkantoran "Mesin-mesin Kantor", [Online], (http://rininda.blogspot.com/2013/06/teknologi-perkantoran-mesin-mesin-kantor.html, diakses 19 Maret 2015)

Diah, Agitha. 2013. Teknologi Perkantoran dalam Kantor, [Online], (http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html, diakses 19 Maret 2015)

Tahun 2008. Pengantar Ilmu Administrasi Dan Manajemen, [Online], (https://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/, diakses 19 Maret 2015)