OTOMATISASI PERKANTORAN

A.    Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.

B.     Pengguna Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

o   Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

o   Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

o   Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

o   Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

C.    Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran

Konsep dasar dan pengertian tentang otomatisasi banyak didefinisikan oleh banyak ahli, namun sangat beragam, sehingga melalui pengajaran Mata Kuliah ini disajikan beberapa pengertain otomatisasi perkantoran berdasarkan kapita selekta dari berbagai sumber.

§  Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

§  Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.

§  Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

§  Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

§  Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

D.    Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:

·         Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat.

·         Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar.

·         Memerlukan sedikit tempat menyimpan data.

·         Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal.

E.     Telekomunikasi/Komunikasi Jarak Jauh

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan ‘Telekomunikasi’ bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga, yaitu :

·         Komunikasi Satu Arah (Simplex). Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : Pager, televisi, dan radio.

·         Komunikasi Dua Arah (Duplex). Dalam komunikasi dua arah (Duplex) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : Telepon dan VOIP.

·         Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex). Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex) pengirim dan penerima informsi berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan. Contoh : Handy Talkie, FAX, dan Chat Room.

Jaringan telekomunikasi adalah segenap perangkat telekomunikasi yang dapat menghubungkan pemakaiannya (umumnya manusia) dengan pemakai lain, sehingga kedua pemakai tersebut dapat saling bertukar informasi (dengan cara bicara, menulis, menggambar atau mengetik) pada saat itu juga.

F.     PC (Personal Computer)

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya di lingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya.

Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data / informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna). Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi, komputer memerlukan suatu system dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan.

1.      Hardware (perangkat keras)

 

Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:

o   Input Device, peralatan masukkan (Keyboard, mouse, dll).

o   Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll).

o   Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll).

o   Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk, flashdisk, dll).

o   Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll).

2.      Software (Perangkat Lunak)

Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok. Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan. Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

3.      Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user)

Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Bukan hanya itu, ternyata brainware itu bukan hanya orang yang menggunakan komputer saja, namun orang yang merasakan manfaat dari komputer pun bisa di katakan Brainware. Contohnya adalah siswa/siswi dikelas yang sedang memperhatikan presentasi yang dibawakan oleh gurunya dengan menggunakan Laptop dan Projector. Siswa/siswi ini secara tak sadar disebut juga sebagai brainware karena melihat hasil (informasi) pelajaran yang disampaikan gurunya. Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program (programmer), Technical Support, Designer Graphic, Operator, sampai user paling awam sekalipun.

G.    E-mail dan Telekonference

Ø  E-MAIL

E-mail (electronic mail) adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail merupakan salah satu fasilitas atau aplikasi internet yang paling banyak digunakan dalam hal surat-menyurat. Hal ini dikarenakan e-mail merupakan alat komunikasi yang murah, cepat, dan efisien. Menggunakan e-mail memungkinkan kita untuk mengirimkan pesan dalam bentuk surat ke seluruh dunia dalam waktu yang sangat cepat dan biaya yang murah. E-mail yang dikirimkan akan sampai ke alamat yang dituju sesaat e-mail tersebut dikirimkan. Biaya yang dikluarkan pun hanyalah biaya untuk mengakses internet pada saat kita mengirimkan/membuka untuk menerima e-mail tersebut. Komunikasi menggunakan e-mail dilakukan dengan cara mengaktifkan pesan yang akan kita kirim pada software yang dikhususkan untuk keperluan ini, misalnya Microsoft Outlook. Syarat melakukan pengiriman E-mail (Mengirim surat dengan internet) adalah :

¨      Membuat alamat email contoh: info@g-excess.com.

¨      Mengetahui Username & Password dari email; “Account dan kata sandi”.

¨      Mengetahui E-mail yang di tuju.

Perbedaan email dengan surat biasa (surat yang menggunakan prangko) adalah:

E-mail :

o   Hanya membutuhkan waktu yang sangat singkat (+- 1 menit).

o   Alamat Email (alamat email bukanlah seperti alamat rumah).

o   Cukup engan adanya jaringan internet.

o   Keamanan data / surat terjamin.

Surat Biasa (Berperangko) :

o   Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (Dengan membeli perangko).

o   Pengalamatan Rumah / Kantor.

o   Membutuhkan waktu lama.

o   Keamanan Surat kurang terjamin.

Surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

Manfaat E-mail

Tak dapat dipungkiri, email merupakan satu alat yang paling penting dalam bisnis internet. Dimana kita bisa melakukan kontak dan menjalin hubungan dengan pembeli secara teratur dan regular. Adapun beberapa manfaat email diantaranya adalah seperti berikut ini :

ž   E-mail dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.

ž   Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat cepat.

ž   Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang dengan saat bersamaan.

ž   Dapat mempermudah komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia.

ž   Digunakan untuk berlangganan informasi tertentu secara periodik.

Beberapa Fungsi Email dalam Alat Komunikasi diantaranya adalah :

-        Alat komunikasi yang mudah, murah dan cepat.

-        Dapat mengirimkan file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya.

-        Dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus secara bersamaan.

-        Dapat digunakan untuk mengirimkan surat atau ucapan selamat kepada keluarga di kampung halaman atau di luar negeri.

-        Dalam bidang bisnis, untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen penting.

Ø  TELEKONFERENCE

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

Jadi teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya, juga berbagi aplikasi.

Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conference atau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensi atau teleconference tersebut.

H.    Macam-macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Otomasi / Otomatisasi Perkantoran merupakan hal yang memudahkan kita dalam mengerjakan suatu  aktivitas dalam perkantoran seperti pengolah kata, spreadsheet, presentasi, bentuk, dan penyimpanan data.

Sistem otomasi perkantoran atau office automation system yang disingkat OAS dapat didefinisikan sebagai sistem elektronik formal yang mendukung pekerjaan kantor terutama dalam komunikasi informasi dari orang-orang yang ada di dalam maupun di luar organisasi. OAS dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi informasi, baik lisan maupun tertulis. Aplikasi OAS telah berkembang, mulai dari pengolah kata, kemudian satu demi satu bertambah hingga sekarang sedikitnya ada tigabelas macam aplikasi yaitu :

§  Word processing ; Dokumen yang di ketik kemudian di cetak.

§  E-mail (Electronic mail) ; Untuk mengirim pesan.

§  Voice mai ; Hampir sama dan serupa dengan e-mail tetapi biasanya cenderung untuk mengirim pesan suara.

§  Electronic Calendaring ; Untuk menentukan atau membuat jadwal acara.

§  Audio Conferencing ; Biasanya berhubungan dengan audio.

§  Video conferencing ; Signal video dan audio.

§  Computer conferencing ; Merupakan sebuah jaringan komputer.

§  Faksimilie transmission ; Fax.

§  Videotext ; Berupa materi tekstual.

§  Image storage and Revrieval ; Dokumen volume besar.

§  Dekstop publishing ; Pembuatan output cetak.

REFRENSI

Fuad, Adman. 2010. Pengertian Otomatisasi Perkantoran, [Online], (http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran/, diakses 28 Maret 2015)

Ardiansyah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya, [Online], (http://pakdevakeren.blogspot.com/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html, diakses 28 Maret 2015)

Novirnas, Yesi. 2014. Pengertian Telekomunikasi atau Komunikasi Jarak Jauh, [Online], (http://www.proxyintech.com/2014/04/pengertian-telekomunikasi.html, diakses 30 Maret 2015)

Hidayat, Nurul. 2014. Pengertian Dan Manfaat/Kegunaan E-mail, [Online], (http://pengetahuanwawasanz.blogspot.com/2014/03/pengertian-dan-manfaatkegunaan-e-mail.html, diakses 30 Maret 2015)