MEMBUAT QUERY DAN LANGKAH - LANGKAH MENGOLAH QUERY

 MEMBUAT QUERY

Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik, query berupa tabel juga, jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel yang telah ada.

A.     Membuat Query

Sebelum Anda membuat query, misalkan ada 2 (dua) buah file tabel yang akan digunakan pada pembuatan query, yaitu tabel kesatu MOBIL dan tabel kedua yaitu JUAL.

File kesatu : MOBIL

Lalu isikan datanya seperti berikut :

File kedua : JUAL

Kemudian isikan datanya seperti berikut :

Untuk membuat Query, ada 2 (dua) cara yang dapat Anda lakukan, yaitu :

1        Membuat Query dengan Query Wizard

a.      Klik tab Create

b.      Pada group Queries, pilih Query Wizard, hingga muncul tahapan berikut :

c.       Pilih Simple Query Wizard, klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut :

d.      Pada kotak daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik nama tabel atau query yang diinginkan, misal :

o   Tabel MOBIL, nama field-field yang diinginkan yaitu KODE, NAMA MOBIL dan HARGA

o   Tabel JUAL, nama field-field yang diinginkan yaitu NO URUT, PEMBELI, UNIT dan TANGGAL FAKTUR

e.      Pada kotak daftar pilihan Available Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol > untuk memilih field tertentu, klik tombo >> untuk memilih semua field, klik tombol < untuk menghapus field tertentu, klik tombol << untuk menghapus semua field. Pilih field-field di atas, sehingga urutan hasilnya setelah dipilih pada kotak Selected Fields, hasilnya seperti berikut :

f.        Klik tombol Next, hingga muncul tampilan berikutnya :

g.      Pada tahap berikutnya, pilih bentuk query yang diinginkan, apakah ingin menampilkan seluruh field dengan seluruh record datanya secara lengkap (Detail) atau Summary (cukup rangkumanya saja), dalam hal ini pilih Detail (shows every field of every record).

h.      Klik tombol Next, untuk menuju tahapan terakhir.

i.        Pada What title do you want for your query?, isikan nama atau judul yang akan Anda berikan pada query, misal QUERY KENDARAAN. Lalu pilih Open the query to view information utuk menampilkan hasil query yang terbentuk.

j.        Klik tombol Finish, hingga muncul tampilan akhir setelah dibuatkan query seperti berikut ini :

2        Membuat Query dengan Query Design

a.      Klik tab Create

b.      Pada group Queries, pilih dan klik Query Design, hingga muncul jendela Show Table berikut :

c.       Pada jendela Show Table, pilih dan klik tabel atau query yang akan ditampilkan, lalu klik tombol Add, atau klik dua kali nama filenya. Pilih kedua file tersebut.

d.      Klik tombol Close untuk keluar dari jendela Show Table, hingga tampilan akan muncul seperti berikut :

e.      Pada jendela kerja Query di atas, letakkan field-field yang Anda inginkan pada kolom yang telah disediakan (QBE). Untuk itu, ada 3 (tiga) cara untuk menempatkan atau meletakkan field-field tersebut, di antaranya :

•      Pada kolom pertama baris Field, klik tombol pilihan lalu pilih nama fieldnya, misal JUAL.NO URUT, ulangi langkah ini untuk mengisi kolom berikutnya.

•      Pada jendela Query di atas, pilih nama field yang akan Anda tempatkan pada kolom pertama, lalu tarik (drag) ke kolom pertama baris Field.

•      Pada jendela Query di atas, klik dua kali nama field yang akan Anda tempatkan pada jendela QBE.

Setelah Anda menempatkan field-field tersebut dengan salah satu cara di atas, maka akan tampak hasilnya seperti berikut :

B.      Menyimpan Query

a.      Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar atau Ctrl+S, hingga muncul kotak dialog Save As :

b.      Pada Query Name, ketik nama filenya, misal : QUERY KENDARAAN

c.       Klik tombol OK.

LANGKLAH - LANGKAH MENGOLAH QUERY

Dengan query, Anda selain dapat menggabungkan beberapa tabel ke dalam suatu query, mengurut data, menyaring (filter) data sesuai dengan kriteria yang diinginkan, juga Anda dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti fungsi logika IF dan String.

1.      Menambah Field dengan Rumus (Formula)\

Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT.

Maka pada jendela desain query, Anda tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus  TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini :

Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut :

Catatan :

•      Jika yang muncul hasilnya berupa simbol # pada field TOTAL HARGA, artinya lebar kolomnya tidak mencukupi, silakan Anda rubah lebar kolomnya.

•      Anda dapat memasukkan field baru misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTAL HARGA.

2.      Fungsi Logika

Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini.

Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).

a.      Fungsi Logika AND

Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

Contoh Operator Logika AND :

ü  DISCOUNT : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL HARGA

b.      Fungsi Logika OR

Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH.

Contoh Operator Logika OR :

ü  HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA MOBIL]="JAZZ",150000000,200000000)

c.       Fungsi Logika IIF

Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.

-        Fungsi Logika IIF Tunggal

Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah. Rumusnya adalah :

BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”) atau rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji. BONUS : IIF([UNIT]<15,”Sepeda Gunung”,”Honda Vario”)

Penulisan pada jendela QBE seperti berikut :

          Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :

-        Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)

Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.

Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk :

Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut :

¨      Jika TOTAL HARGA >=2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka DISCOUNT = 20% dari TOTAL HARGA.

¨      Jika TOTAL HARGA >= 2.000.000.000  (di atas = 2 M),  maka DISCOUNT = 15% dari TOTAL HARGA.

¨      Jika TOTAL HARGA >= 1.500.000.000  (di atas 1.5 M),  maka DISCOUNT = 10% dari TOTAL HARGA.

¨      Jika TOTAL HARGA >= 1.000.000.000  (di atas 1 M),  maka DISCOUNT = 5% dari TOTAL HARGA.

¨      Jika TOTAL HARGA < 1.000.000.000 (di bawah 1 M), maka DISCOUNT = 0

Rumusnya adalah :

v  DISCOUNT : IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000,0.15,

v  IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL HARGA]

Jika ditampilkan hasilnya sebagai berikut :

3.      Fungsi String

Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsifungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.

a.      Fungsi Left

Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Contoh rumus : LEFT([NAMA MOBIL],3)

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter pertama yang diambil pada field Nama Mobil.

b.      Fungsi Right

Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Contoh rumus : RIGHT([NAMA MOBIL],3)

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter terakhir yang diambil pada field Nama Mobil.

c.       Fungsi Mid

Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Contoh rumus : MID([NAMA MOBIL],3,1)

Tampak hasilnya di layar akan muncul satu karakter pada posisi karakter ketiga diambil dari field Nama Mobil.

4.      Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)

Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.

Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)

Kemudian isikan datanya seperti berikut :

Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, seperti berikut :

 

Ketentuan :

a.        Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode, jika :  Kode = D, maka Jenis Film = DVD

•     Kode = V, maka Jenis Film = VCD

b.        Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil 1 karakter dari Kode, jika :

•     Kode = A, maka Kategori Film = ACTION

•     Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON

•     Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA

•     Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI

c.         Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter dari Kode, jika :

•     Kode  = 10, maka Tahun Beli = 2010

•     Kode  = 11, maka Tahun Beli = 2011

•     Kode  = 12, maka Tahun Beli = 2012

Rumusnya adalah sebagai berikut :

JENIS FILM : IIf(Right([KODE],1)="V","VCD","DVD")

KATEGORI FILM : IIf(Mid([KODE],3,1)="A","ACTION",IIf(Mid([KODE],3,1)="C","CARTOON",  IIf(Mid([KODE],3,1)="D","DRAMA","KOMEDI")))

TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)="10",2010,IIf(Left([KODE],2)="11",2011,2012))

Sehingga hasil akhirnya seperti berikut :

TERIMA KASIH

SEMOGA BERMANFAAT  ^_^